SharePoint DMS

Week 3: FO bijna klaar en vakantietijd

De vakantietijd is hier nu ook aangebroken. Nog geen 3 weken in het project en de helft van het projectteam is afwezig. Inmiddels zijn alle interviews uitgevoerd en workshops gehouden. FO versie 0.5 is klaar. Deze week zal gewerkt worden aan FO versie 0.9 op basis waarvan beslissingen gemaakt kunnen gaan worden en een start gemaakt kan worden met het technisch ontwerp.

Een eerste analyse leert dat het grootste gedeelte van de omgeving opgebouwd kan worden met standaard MOSS componenten. Met andere woorden behoudens een stuk configuratie zijn geen aanpassingen nodig. Voor enkele specifieke functies wordt voorzien in nieuwe functies. Deze nieuwe functies noemen we management packs zodat deze los ingezet kunnen worden. Voorbeelden van deze management packs zijn componenten waarmee gemakkelijk beheer op metadata gedaan kan worden en documenten naar de juiste omgevingen geplaatst kunnen worden.

Er zal ook een nieuw onderdeel komen voor het gemakkelijk zoeken (en vinden) van bestanden. Dit noemen we voorlopig de browser. In wezen is de browser niets meer dan een heel gemakkelijke manier om heel snel bestanden te kunnen zoeken, metdata toe te wijzen en ga zo maar door.

Op technisch gebied zijn de voorbereidingen getroffen om de OTA omgeving neer te kunnen zetten. Windows Server en SQL Server is geinstalleerd. Aanstaande woensdag zal Sharepoint met aanvullende componenten geinstalleerd worden.

Projectsite: Samenwerking

"Practice what you preace"

Vanaf deze week is onze WSS team site live. De teamsite zal gebruikt worden om bestanden te delen, rapportages bij te houden, actiepunten te distribueren en ga zo maar door. Eigenlijk alles wat ook zometeen moet gebeuren binnen Nebo.

Het nieuwe collectieve geheugen van de Inspectie Werk en Inkomen

Van zoeken naar vinden…

Vanuit een persoonlijke webpagina direct naar de documenten die je nodig hebt. Snel en makkelijk vinden wat je zoekt. Met de komst van Nebo bij IWI wordt samenwerken en kennisdelen een stuk makkelijker en efficiënter. Dit nieuwe document management systeem sluit bovendien goed aan bij het nieuwe projectmatig en programmatisch werken binnen de rijksoverheid. Kenniswerken is een term die momenteel in overheidsland zijn opmars maakt en waar Nebo met zijn mogelijkheden prima bij aansluit. Nebo is voor de centrale overheid iets nieuws. Een document management systeem dat op projectbasis is ingericht en ook nog eens gebruik maakt van een “Microsoft” technologie. 

Nebo is ontwikkeld om het primaire proces zo doelmatig mogelijk te ondersteunen. Iedereen krijgt via een gepersonaliseerde homepage direct toegang tot z’n persoonlijke dossiers en documenten. Zo kom je gemakkelijk bij de informatie die je nodig hebt. Of de informatie komt naar jou: want je kunt met een handige signaleringsfunctie op de hoogte blijven van allerlei onderwerpen. Supergemakkelijk!’

De noodzaak van een betere documentaire informatievoorziening valt kort en bondig te illustreren: DIV, de locale harde schijf, fileshares, intranet, een usb-stick, bijlagen in de mailbox en stukken op papier: één en hetzelfde document is nu vaak op meerdere plekken opgeslagen. Maar wat is de juiste versie?

Met Nebo werk je op een nieuwe manier samen aan stukken: heen en weer mailen van verschillende versies is er niet meer bij. Je werkt echt samen aan hetzelfde stuk. Versiebeheer blijft heel belangrijk, maar wordt wel een stuk eenvoudiger. Nebo voorziet in een handige, duidelijke set sjablonen voor projecten waarmee het proces binnen een project word ondersteund en vormgegeven.

Het idee achter Nebo is dat je bij de bron archiveert, dat wil zeggen: als je een document opslaat, dan voeg je metadata toe, gegevens waarmee het document is terug te vinden. De metadatering is dus superbelangrijk. Voor een groot deel zijn die zoektermen van tevoren gedefinieerd, zoals documenttype, datum, onderwerp, noem maar op. Je kunt als metadata ook nog trefwoorden toevoegen. En Nebo heeft nóg een belangrijk hulpmiddel waarmee zoeken vinden wordt. Je kunt ook op woorden in teksten zoeken, dus à la Google.

Waarom Nebo? Nebo was de Mesopotamische god van de wijsheid en het schrift. Als uitvinder van het (spijker)schrift en archivaris van de goden fungeerde hij tevens als patroon van de schrijvers.

Nebo staat ook voor: nieuwe elektronische bestandsomgeving. Het is het nieuwe document management systeem van de Inspectie Werk en Inkomen. Tegelijkertijd fungeert het als archiveringssysteem. Het ontwerp voldoet zowel aan gebruikerswensen als aan de eisen van de Archiefwet.

Welkom bij het SharePoint DMS blog

Welkom bij dit weblog over SharePoint als Document Management System. Om preciezer te zijn Sharepoint 2007 zoals ingezet voor het project Nebo van de Inspectie Werk en Inkomen (IWI).

IWI

De Inspectie Werk en Inkomen houdt onafhankelijk toezicht op de uitvoering van het beleid op het terrein werk en inkomen. Dit beleid is gericht op re-integratie en arbeidsbemiddeling voor wie geacht wordt te werken en op inkomensbescherming voor wie dat vanwege leeftijd, arbeidsongeschiktheid of anderszins toekomt.

Voor re-integratie, arbeidsbemiddeling en inkomensbescherming worden publieke gelden ingezet. De inspectie beoordeelt of deze publieke gelden in overeenstemming met de wet, juist én gericht worden besteed en in hoeverre daarmee publieke doelen worden gerealiseerd of bevorderd.

De inspectie houdt toezicht op de uitvoeringsorganisaties die de sociale verzekeringswetten uitvoeren en op de gemeenten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van wetgeving op het terrein van de sociale voorzieningen. Met haar toezicht draagt IWI bij aan een goed functionerend stelsel waarin belastingen en premies rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden besteed.

Hieronder ga ik kort in op Nebo en Sharepoint 2007 als document management systeem.

Maar eerst even wat zaken over dit weblog. Op dit weblog zullen alle 7 projectleden van Nebo publiceren. De ene persoon zal meer over het project Nebo publiceren, de andere meer over Sharepoint. Wil je meer weten over het projectteam kijk dan even hier.

Nebo

Nebo is een document management inrichting van Sharepoint 2007. In tegenstelling tot ‘normale’ document management systemen wordt daarbij sterk projectmatig gewerkt. De documenten in het DMS worden allemaal gemetadateerd en voorzien van de nodige regels en policies waardoor bijvoorbeeld bewaartermijnen vanuit de archiefwet van toepassing zijn. In een volgende post zullen we meer over de opzet van Nebo vertelen.

Sharepoint 2007 als DMS

Heel snel en simpel uitleggen wat Sharepoint is doe je niet zomaar. Kort gezegd is het een content management systeem van Microsoft dat ingaat op een zestal verschillende aandachtsgebieden: Samenwerking, Portals, Zoeken, Enterprise Content Management (waaronder Document Management), Workflow en formulier en als laatste Business Intelligence.

Sharepoint is een volwaardige Enterprise Content Management oplossing. Natuurlijk wordt dit door sommigen bestreden en anderen juist weer toegejuichd. Dat ik deze stelling neem heeft een aantal redenen. Ten eerste heeft Microsoft voor Sharepoint de DoD 5015.2 add-on gemaakt (http://blogs.microsoft.nl/bartwe/archive/2008/02/09/announcing-the-dod-5015-2-resource-kit-for-sharepoint-server-2007.aspx). Daarmee zijn verschillende problemen opgelost die ervoor zorgden dat Sharepoint geen volwaardige DMS oplossing was. Daarnaast heeft Sharepoint 2007 alle basiscomponenten die een volwaardige DMS compleet maken. Daar waar Sharepoint, MOSS om preziecer te zijn, specifieke functies ontbeert zijn die echter redelijk gemakkelijk bij te bouwen. De meest belangrijke componenten die Sharepoint tot een volwaardige DMS maken zijn:

Metadata: Het toevoegen van metadata aan documenten is iets waar Sharepoint 2007 bijzonder sterk in is. Metadata kan op het hoogste niveau bepaald worden, gemakkelijke programmatisch worden aangepast, danwel is het gemakkelijk mogelijk metadata uit andere systemen te extraheren.

Integration: Integrate met derden systemen is iets dat gemakkelijk te realiseren is. In eerste instantie hebben 9 van de 10 zichzelf respecterende software leveranciers webparts voor MOSS gemaakt, daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de Business Data Catalogue waarmee elk systeem dat het toestaat gegevens te onsluiten door MOSS geindexeerd / doorzocht kan worden.

Capture: Op het gebied van het scannen en vervolgens OCR-en van documenten laat Sharepoint duidelijk steekjes vallen. Dat het scannen van documenten niet zomaar kan is natuurlijk logisch. Sharepoint is een softwarepakket, geen scanner. Het OCR-en van gescande TIFF of PDF documenten is echter ook niet mogelijk. Wel zijn er verschillende leveranciers van scan software en scan apparatuur die al dan niet speciaal voor Sharepoint oplossingen hebben gemaakt die het scannen en opnemen van gescande documenten mogelijk maken.

Indexing: Een hele sterke toepassing van Sharepoint is de mogelijkheid om documenten op full text te indexeren. Vervolgens is het mogelijk de documenten in MOSS te voorzien van de nodige metadata en dit full text te doorzoeken.

Storage: Sharepoint 2007 werkt met SQL Server 2005 of SQL Server 2008. Naast het gebruik van de Standard of Enterprise Edities is het tevens mogelijk met de gratis versies te werken. Dit is echter niet aan te raden door het grote aantal beperkingen.

Search: Het aantal zoekopties is in Sharepoint 2007 sterk verbeterd ten opzichte van oudere versies. Met Service Pack 1 van Sharepoint zijn deze mogelijkheden sterk uitgebreid. Er zijn echter enkele beperkingen zoals het gebruiken van Booleans in search.

Security: Voor beveiliging kan met Active Directory permissions gewerkt worden. Beveiliging kan worden ingesteld op Site Collectie, Site, Document Library en item level niveau. Met behulp van .NET toepassingen kunnen geintegreerde handelingen worden uitgevoerd ten aanzien van beveilging.

Workflow: Sharepoint kent standaard een aantal verschillende workflows. Daarnaast zijn er een groot aantal opties die op een Macro achtige manier kunnen worde toegevoegd. Hierme is het relatief eenvoudig om zelf Workflows te ontwerpen voor Sharepoint. De mogelijkheden zijn echter ongelimiteerd indien gebruik gemaakt wordt van .NET voor het ontwerpen van workflows.

Collaboration: De mogelijkheid om samenwerken te ondersteunen is één van de meest sterke componenten van Sharepoint. Op verschillende fronten wordt een groot aantal verschillende mogelijkheden ondersteund.

Versioning: Het versiebeheer op documenten in Sharepoint is een standaard toepassing. Ondanks dat er een aantal zeer krachtige mogelijkheden standaard worden geboden ontbreken tevens enkele diepere opties. Daarbij kan gedacht worden aan het instellen van versielimieten op documentgrootte, limiteren van subversies etc.

(basislijst van het Sharepoint Use Cases blog http://www.sharepointblogs.com/usecases/archive/2007/10/09/how-good-is-sharepoint-as-document-management-system.aspx , ook al ben ik het niet helemaal eens met de interpretatie).