Welkom bij dit weblog over SharePoint als Document Management System. Om preciezer te zijn Sharepoint 2007 zoals ingezet voor het project Nebo van de Inspectie Werk en Inkomen (IWI).
De Inspectie Werk en Inkomen houdt onafhankelijk toezicht op de uitvoering van het beleid op het terrein werk en inkomen. Dit beleid is gericht op re-integratie en arbeidsbemiddeling voor wie geacht wordt te werken en op inkomensbescherming voor wie dat vanwege leeftijd, arbeidsongeschiktheid of anderszins toekomt.
Voor re-integratie, arbeidsbemiddeling en inkomensbescherming worden publieke gelden ingezet. De inspectie beoordeelt of deze publieke gelden in overeenstemming met de wet, juist én gericht worden besteed en in hoeverre daarmee publieke doelen worden gerealiseerd of bevorderd.
De inspectie houdt toezicht op de uitvoeringsorganisaties die de sociale verzekeringswetten uitvoeren en op de gemeenten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van wetgeving op het terrein van de sociale voorzieningen. Met haar toezicht draagt IWI bij aan een goed functionerend stelsel waarin belastingen en premies rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden besteed.
Hieronder ga ik kort in op Nebo en Sharepoint 2007 als document management systeem.
Maar eerst even wat zaken over dit weblog. Op dit weblog zullen alle 7 projectleden van Nebo publiceren. De ene persoon zal meer over het project Nebo publiceren, de andere meer over Sharepoint. Wil je meer weten over het projectteam kijk dan even hier.
Nebo
Nebo is een document management inrichting van Sharepoint 2007. In tegenstelling tot ‘normale’ document management systemen wordt daarbij sterk projectmatig gewerkt. De documenten in het DMS worden allemaal gemetadateerd en voorzien van de nodige regels en policies waardoor bijvoorbeeld bewaartermijnen vanuit de archiefwet van toepassing zijn. In een volgende post zullen we meer over de opzet van Nebo vertelen.
Sharepoint 2007 als DMS
Heel snel en simpel uitleggen wat Sharepoint is doe je niet zomaar. Kort gezegd is het een content management systeem van Microsoft dat ingaat op een zestal verschillende aandachtsgebieden: Samenwerking, Portals, Zoeken, Enterprise Content Management (waaronder Document Management), Workflow en formulier en als laatste Business Intelligence.
Sharepoint is een volwaardige Enterprise Content Management oplossing. Natuurlijk wordt dit door sommigen bestreden en anderen juist weer toegejuichd. Dat ik deze stelling neem heeft een aantal redenen. Ten eerste heeft Microsoft voor Sharepoint de DoD 5015.2 add-on gemaakt (http://blogs.microsoft.nl/bartwe/archive/2008/02/09/announcing-the-dod-5015-2-resource-kit-for-sharepoint-server-2007.aspx). Daarmee zijn verschillende problemen opgelost die ervoor zorgden dat Sharepoint geen volwaardige DMS oplossing was. Daarnaast heeft Sharepoint 2007 alle basiscomponenten die een volwaardige DMS compleet maken. Daar waar Sharepoint, MOSS om preziecer te zijn, specifieke functies ontbeert zijn die echter redelijk gemakkelijk bij te bouwen. De meest belangrijke componenten die Sharepoint tot een volwaardige DMS maken zijn:
Metadata: Het toevoegen van metadata aan documenten is iets waar Sharepoint 2007 bijzonder sterk in is. Metadata kan op het hoogste niveau bepaald worden, gemakkelijke programmatisch worden aangepast, danwel is het gemakkelijk mogelijk metadata uit andere systemen te extraheren.
Integration: Integrate met derden systemen is iets dat gemakkelijk te realiseren is. In eerste instantie hebben 9 van de 10 zichzelf respecterende software leveranciers webparts voor MOSS gemaakt, daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de Business Data Catalogue waarmee elk systeem dat het toestaat gegevens te onsluiten door MOSS geindexeerd / doorzocht kan worden.
Capture: Op het gebied van het scannen en vervolgens OCR-en van documenten laat Sharepoint duidelijk steekjes vallen. Dat het scannen van documenten niet zomaar kan is natuurlijk logisch. Sharepoint is een softwarepakket, geen scanner. Het OCR-en van gescande TIFF of PDF documenten is echter ook niet mogelijk. Wel zijn er verschillende leveranciers van scan software en scan apparatuur die al dan niet speciaal voor Sharepoint oplossingen hebben gemaakt die het scannen en opnemen van gescande documenten mogelijk maken.
Indexing: Een hele sterke toepassing van Sharepoint is de mogelijkheid om documenten op full text te indexeren. Vervolgens is het mogelijk de documenten in MOSS te voorzien van de nodige metadata en dit full text te doorzoeken.
Storage: Sharepoint 2007 werkt met SQL Server 2005 of SQL Server 2008. Naast het gebruik van de Standard of Enterprise Edities is het tevens mogelijk met de gratis versies te werken. Dit is echter niet aan te raden door het grote aantal beperkingen.
Search: Het aantal zoekopties is in Sharepoint 2007 sterk verbeterd ten opzichte van oudere versies. Met Service Pack 1 van Sharepoint zijn deze mogelijkheden sterk uitgebreid. Er zijn echter enkele beperkingen zoals het gebruiken van Booleans in search.
Security: Voor beveiliging kan met Active Directory permissions gewerkt worden. Beveiliging kan worden ingesteld op Site Collectie, Site, Document Library en item level niveau. Met behulp van .NET toepassingen kunnen geintegreerde handelingen worden uitgevoerd ten aanzien van beveilging.
Workflow: Sharepoint kent standaard een aantal verschillende workflows. Daarnaast zijn er een groot aantal opties die op een Macro achtige manier kunnen worde toegevoegd. Hierme is het relatief eenvoudig om zelf Workflows te ontwerpen voor Sharepoint. De mogelijkheden zijn echter ongelimiteerd indien gebruik gemaakt wordt van .NET voor het ontwerpen van workflows.
Collaboration: De mogelijkheid om samenwerken te ondersteunen is één van de meest sterke componenten van Sharepoint. Op verschillende fronten wordt een groot aantal verschillende mogelijkheden ondersteund.
Versioning: Het versiebeheer op documenten in Sharepoint is een standaard toepassing. Ondanks dat er een aantal zeer krachtige mogelijkheden standaard worden geboden ontbreken tevens enkele diepere opties. Daarbij kan gedacht worden aan het instellen van versielimieten op documentgrootte, limiteren van subversies etc.
(basislijst van het Sharepoint Use Cases blog http://www.sharepointblogs.com/usecases/archive/2007/10/09/how-good-is-sharepoint-as-document-management-system.aspx , ook al ben ik het niet helemaal eens met de interpretatie).
Reacties