Nebo na de vakantie

In drie weken vakantie kan er een hoop gebeuren...

Waar we voor de vakantie met het Nebo team nog intensief aan de slag waren met het communiceren over Nebo binnen de organisatie en medewerkers ervan bewust te maken dat Nebo meer is dan "alleen maar" het vervangen van het huidige DIV systeem. Namelijk een nieuwe manier van (samen)werken en kennisdelen die zeker een positieve weerslag zal gaan hebben binnen de IWI organisatie. Staan we momenteel aan de vooravond van het daadwerkelijk "bouwen" van Nebo...

De afgelopen drie weken is er hard gewerkt om versie 0.9 van het functioneel ontwerp (FO) gereed te krijgen het technisch ontwerp (TO) in de steigers te zetten, en de ontwikkel/test omgeving "up and running" te krijgen. Het resultaat mag er dan ook zijn.

De vakantie periode is vooral gebruikt om het FO uit te werken. Hiervoor zijn verschillende sessies met mensen van Wortell en IWI gehouden. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een versie die op 5 augustus jl. besproken is met de opdrachtgever. En door deze op bijna alle punten is geaccordeerd. Inmiddels  is het FO, op het archiefproces na, gereed voor besluitvorming door de stuurgroep.

Ten aanzien van het archiefproces is besloten dit voorlopig aan te houden, omdat eerst nader onderzocht moet worden of het wenselijk is voor de verlangde functionaliteit het Sharepoint onderdeel “record center” in te zetten. Met deze oplossing is in de praktijk nog niet veel ervaring, maar zou de Nebo-oplossing in het licht van de Archiefwet en de eisen vanuit het nationaal Archief wel op een hoger niveau kunnen tillen.

Verder is gesproken met de interaction designer (http://www.unitid.nl) over de wijze waarop het voor gebruikers eenvoudig en aantrekkelijk gemaakt kan worden met Nebo om te gaan. Belangrijk is hierbij dat gekozen is voor een intuïtieve insteek die niet ver af staat van de manier van werken die de IWI medewerkers op dit moment gewend zijn. Sharepoint is natuurlijk een Microsoft product evenals Windows en Office waar inmiddels iedereen bij IWI aan gewoon is geraakt. Met de opbouw van de schermen in Nebo en de layout is rekening gehouden met het IWI intranet en de IWI huisstijl.

Onderstaand een afbeelding van het scherm wat de gebruiker bij aanloggen in Nebo ziet; 

 

In de basisopzet is gekozen voor een gepersonaliseerde startpagina per gebruiker.

Deze “eigen homepage” is opgebouwd als een soort dashboard waarop de gebruiker alle zaken waar hij/zij tijdens de werkdag beschikking over moet hebben om zijn werk zo efficiënt en prettig mogelijk te kunnen uitvoeren binnen handbereik heeft. Taken, projecten, dossiers, de afdelingsomgeving, persoonlijke links alles is met een muisklik te benaderen. Ook de integratie van Office, met name Outlook en de (word)sjablonen draagt hier een steentje aan bij.

Doordat er vanuit één centrale plaats gewerkt kan worden en de basisstructuur simpel en eenduidig is gehouden, geeft dit rust binnen de hectiek die het werken binnen een dynamische omgeving als IWI waar kennis delen en samenwerken binnen projecten de core business is, met zich meebrengt.

De interaction designer is er zeker in geslaagd om alle gevraagde componenen in één scherm bijeen te brengen zonder dat de rustgevende factor uit het oog verloren is. Wij zijn als Nebo team dan ook enorm blij met het resultaat dat de inzet van de interaction designer heeft opgeleverd. Wij denken in ieder geval dat het heel belangrijk is dat er bij het ontwikkelen van een oplossing die de hele organisatie raakt nagedacht moet worden over de beleving van de gebruikers. Alles staat of valt namelijk met de acceptatie van de mensen die met het systeem moeten werken. En een prettig ogend en werkende oplossing zal hier voor een groot deel aan bijdragen

.

Vrijwel alle IWI medewerkers en het management hebben inmiddels tijdens de PoC en demo sessies, kennis kunnen maken met het concept Nebo en de nieuwe manier van werken. De reacties zijn overwegend positief te noemen.

We hebben er als team dan ook alle vertrouwen in dat we een prima oplossing neerzetten dat precies doet wat we “beloofd” hebben en waar alle medewerkers binnen IWI meer dan tevreden mee zullen zijn.