SharePoint DMS

Nieuwe weblog Danny Burlage

Danny Burlage onderhoud sinds kort een nieuw weblog onder over Microsoft BPOS. Dit is de nieuwe online dienst van Microsoft waarin SharePoint Online, Exchange Online, OCS Online en Live Meeting is opgenomen.

Document Management & MOSS Server Sizing

Regelmatig krijgen we de vraag hoeveel documenten nu in SharePoint 2007 kunnen worden opgeslagen. Met name bij grotere Document Management / Content Management oplossingen komt dit natuurlijk ter sprake. Microsoft heeft hiervoor een heel mooi staatje gemaakt.

Site object	Guidelines for acceptable performance	Notes	Scope of impact when performance degrades
Site collection	50,000 per content database	Total farm throughput degrades as the number of site collections increases.	Farm
Site collection	150,000 per Web application	This limit is theoretical, and is dependent largely upon: Performance of the database server on which the configuration database resides. Performance of the Web servers in the farm. Network bandwidth between the Web servers and the database server. This is not a hard limit, and assumes a single database server. Your environment may not be able to host this many site collections per Web application. Distributing content databases across additional database servers can increase the effective limit of the number of site collections per Web application. You should perform testing to determine the actual effective limit in your environment.	Farm
Top level site	125 per Site Collection	Het aantal sites dat op het hoogste niveau kan worden aangemaakt (dus direct onder een site). Deze regel is extra toegevoegd en staat niet in het overzicht van Microsoft.	Site collection
Web site	250,000 per site collection	You can create a very large total number of Web sites by nesting the subsites. For example, 100 sites, each with 1000 subsites, is 100,000 Web sites. The maximum recommended number of sites and subsites is 125 sites with 2,000 subsites each, for a total of 250,000 sites.	Site collection
Subsite	2,000 per Web site	The interface for enumerating subsites of a given Web site does not perform well as the number of subsites surpasses 2,000.	Site view
Document	5 million per library	You can create very large document libraries by nesting folders, using standard views and site hierarchy. This value may vary depending on how documents and folders are organized, and by the type and size of documents stored.	Library
Item	2,000 per view	Testing indicates a reduction in performance beyond two thousand items. Using indexing on a flat folder view can improve performance.	List view
Document file size	50MB (2GB max*)	File save performance is proportional to the size of the file. The default maximum is 50 MB. This maximum is enforced by the system, but you can change it to any value up to 2 GB.	Library, file save performance
List	2,000 per Web site	Testing indicates a reduction in list view performance beyond two thousand entries. For more information about large lists, see White paper: Working with large lists in Office SharePoint Server 2007.	List view
Field type	256 per list	This is not a hard limit, but you might experience list view performance degradation as the number of field types in a list increases.	List view
Column	2,000 per document library 4,096 per list	This is not a hard limit, but you might experience library and list view performance degradation as the number of columns in a document library or list increases.	Library and list view
Web Part	50 per page	This figure is an estimate based on simple Web Parts. The complexity of the Web Parts dictates how many Web Parts can be used on a page before performance is affected.	Page
Managed path	20 per Web application	20 managed paths is a soft limit. Managed paths are cached on the Web server, and CPU resources are used to process incoming requests against the managed path list. You should test for performance before exceeding 20 managed paths in a single Web application.	Web application

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx

Documenten scannen en naar MOSS verplaatsen

Een onderdeel van Nebo is het verwerken van papieren informatiestromen. De meeste scanners hebben de mogelijkheid om documenten te scannen en om te zetten in PDF of TIFF. Het daadwerkelijke OCR proces (ofwel verwerken van een plaatje naar leesbare of herkenbare tekst) is echter compleet wat anders. Daarnaast dient het document natuurlijk nog gemetadateerd te worden en naar Sharepoint verplaatst te worden.

Voor Nebo is en scanner aanwezig. Het proces na het scannen van een document dient echter volledig vormgegeven te worden.

Na online vergelijkend warenonderzoek gedaan te hebben is gekozen voor Orion ScanIT Sharepoint. Dit is een product bedoeld voor lage scanvolumes, waarbij een document wordt gescanned en direct wordt verwerk. Nadat een document gescanned is, wordt het direct naar Sharepoint verplaatst. Met Orion ScanIT wordt niet op inhoud gecontroleerd. Iemand zal dus handmatig moeten controleren of de documenten bijvoorbeeld juist verwerkt zijn. De kosten van deze oplossing zijn 3.100 tot 7.000 euro (afhankelijk van de scanner).

Een extra uitbreiding kan verkregen worden in de vorm van het product Xerver. Dit product is ook van MagSoft en kan als extra module worden aangeschaft. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan grote volumes brieven, waarbij automatisch gecontroleerd moet worden of het OCR proces ook daadwerkelijk goed is verlopen. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of in de postcode 2812 XP de 8 niet per ongeluk is omgezet naar een B. De prijzen van deze oplossing zijn echter ook een stuk meer: http://www.magsoft.nl/producten/orion/xerver/prijzen.htm

Indien je beschikt over een scanner die direct scans omzet naar readable PDF bestaat er echter ook nog een andere mogelijkheid. In een dergelijk geval kun je 2 scenario's volgen:

• Je laat de gescande (en geOCRde) documenten mailen naar een Sharepoint Document Library
• Je koppelt een document library aan het filesystem of schrijft er rechtstreeks documenten naar weg als ware het een fileshare.

In dit geval (de scanner OCRed niet) gaan deze twee scenario's hoe dan ook niet op.

Het lage aantal te verwerken papieren documenten die op dit moment binnen Nebo verwerkt worden, leidt ertoe dat wij ervoor kiezen Orion ScanIT in te zetten en Xerver niet te gebruiken.

De oplossing van MagSoft is overigens niet de enige onderzochte oplossing. Ook is gekeken naar SearchExpress (http://www.searchexpress.com/sharepoint.htm) en Scanning Enabler (http://www.darkblueduck.com/products/ScanningEnablerWSS.aspx). Uiteindelijk zijn deze om verschillende redenen afgevallen.