SharePoint DMS

Week 3: FO bijna klaar en vakantietijd

De vakantietijd is hier nu ook aangebroken. Nog geen 3 weken in het project en de helft van het projectteam is afwezig. Inmiddels zijn alle interviews uitgevoerd en workshops gehouden. FO versie 0.5 is klaar. Deze week zal gewerkt worden aan FO versie 0.9 op basis waarvan beslissingen gemaakt kunnen gaan worden en een start gemaakt kan worden met het technisch ontwerp.

Een eerste analyse leert dat het grootste gedeelte van de omgeving opgebouwd kan worden met standaard MOSS componenten. Met andere woorden behoudens een stuk configuratie zijn geen aanpassingen nodig. Voor enkele specifieke functies wordt voorzien in nieuwe functies. Deze nieuwe functies noemen we management packs zodat deze los ingezet kunnen worden. Voorbeelden van deze management packs zijn componenten waarmee gemakkelijk beheer op metadata gedaan kan worden en documenten naar de juiste omgevingen geplaatst kunnen worden.

Er zal ook een nieuw onderdeel komen voor het gemakkelijk zoeken (en vinden) van bestanden. Dit noemen we voorlopig de browser. In wezen is de browser niets meer dan een heel gemakkelijke manier om heel snel bestanden te kunnen zoeken, metdata toe te wijzen en ga zo maar door.

Op technisch gebied zijn de voorbereidingen getroffen om de OTA omgeving neer te kunnen zetten. Windows Server en SQL Server is geinstalleerd. Aanstaande woensdag zal Sharepoint met aanvullende componenten geinstalleerd worden.

Het nieuwe collectieve geheugen van de Inspectie Werk en Inkomen

Van zoeken naar vinden…

Vanuit een persoonlijke webpagina direct naar de documenten die je nodig hebt. Snel en makkelijk vinden wat je zoekt. Met de komst van Nebo bij IWI wordt samenwerken en kennisdelen een stuk makkelijker en efficiënter. Dit nieuwe document management systeem sluit bovendien goed aan bij het nieuwe projectmatig en programmatisch werken binnen de rijksoverheid. Kenniswerken is een term die momenteel in overheidsland zijn opmars maakt en waar Nebo met zijn mogelijkheden prima bij aansluit. Nebo is voor de centrale overheid iets nieuws. Een document management systeem dat op projectbasis is ingericht en ook nog eens gebruik maakt van een “Microsoft” technologie. 

Nebo is ontwikkeld om het primaire proces zo doelmatig mogelijk te ondersteunen. Iedereen krijgt via een gepersonaliseerde homepage direct toegang tot z’n persoonlijke dossiers en documenten. Zo kom je gemakkelijk bij de informatie die je nodig hebt. Of de informatie komt naar jou: want je kunt met een handige signaleringsfunctie op de hoogte blijven van allerlei onderwerpen. Supergemakkelijk!’

De noodzaak van een betere documentaire informatievoorziening valt kort en bondig te illustreren: DIV, de locale harde schijf, fileshares, intranet, een usb-stick, bijlagen in de mailbox en stukken op papier: één en hetzelfde document is nu vaak op meerdere plekken opgeslagen. Maar wat is de juiste versie?

Met Nebo werk je op een nieuwe manier samen aan stukken: heen en weer mailen van verschillende versies is er niet meer bij. Je werkt echt samen aan hetzelfde stuk. Versiebeheer blijft heel belangrijk, maar wordt wel een stuk eenvoudiger. Nebo voorziet in een handige, duidelijke set sjablonen voor projecten waarmee het proces binnen een project word ondersteund en vormgegeven.

Het idee achter Nebo is dat je bij de bron archiveert, dat wil zeggen: als je een document opslaat, dan voeg je metadata toe, gegevens waarmee het document is terug te vinden. De metadatering is dus superbelangrijk. Voor een groot deel zijn die zoektermen van tevoren gedefinieerd, zoals documenttype, datum, onderwerp, noem maar op. Je kunt als metadata ook nog trefwoorden toevoegen. En Nebo heeft nóg een belangrijk hulpmiddel waarmee zoeken vinden wordt. Je kunt ook op woorden in teksten zoeken, dus à la Google.

Waarom Nebo? Nebo was de Mesopotamische god van de wijsheid en het schrift. Als uitvinder van het (spijker)schrift en archivaris van de goden fungeerde hij tevens als patroon van de schrijvers.

Nebo staat ook voor: nieuwe elektronische bestandsomgeving. Het is het nieuwe document management systeem van de Inspectie Werk en Inkomen. Tegelijkertijd fungeert het als archiveringssysteem. Het ontwerp voldoet zowel aan gebruikerswensen als aan de eisen van de Archiefwet.