SharePoint DMS

De laatste loodjes...

Druk, druk, druk... Dat is een kreet die het meest kenmerkend is voor de fase waar het project zich nu in bevind. Er zijn nog wel meer toepasselijke kreten te verzinnen natuurlijk zoals, de laatste loodjes... en we zijn er bijna...

De schermen zijn ontworpen en "afgetikt" met de IWI vormgever, en de eerste gebruikersacceptatietesten staan ingepland, de testers zijn opgelijnd en er wordt volop gestyled, gebouwd, geschreven en gedeployed om maatwerk en standaard sharepoint toepassing aan elkaar te knopen. De testplannen (met use cases) zijn zo goed als gereed en ook het opleidingsplan, is op een haar na afgerond.

De grote algemene deler is; spannend maar niet onmogelijk en we lopen op het kritieke pad, dus goed opletten en meteen bijsturen indien nodig is het credo. Zoals vaak in dit soort trajecten zijn de laatste loodjes het zwaarst en komen er zaken voorbij waarvan je hoopt dat ze in dit traject een keer niet naar voren zullen komen, maar zoals altijd is dat natuurlijk ijdele hoop. Aan de andere kant maar goed ook, als het allemaal vanzelf zou gaan zou het ook niet goed zijn dan verlies je als projectteam ook de focus en de geloofwaardigheid.

Ondanks dat de druk groot is, blijft de sfeer goed, de projectkamer is net een bijenkorf, alle disciplines zitten bij elkaar. Die korte lijntjes zorgen er meteen voor dat er snel geschakeld wordt en er op een fijne manier kan worden samengewerkt. Vrijdagmiddag om 12:00 uur wordt zoals het er nu naar uitziet het "sein meester" gegeven, en kan de pre-test plaatsvinden alvorens de week daarop de eerste gebruikersacceptatietesten beginnen.

Ook aan de "gerbruikerskant" begint de onrust toe te slaan (in positieve zin) om de haverklap steken mensen hun neus om de hoek om te polsen hoe het staat met de bouw en iets op te pikken van de ernergieke sfeer in de projectkamer. Hoe kan het ook anders; hier gebeurt het! En IWI is er klaar voor...

Nu gaat het echt beginnen

Zoals bij ieder project is het ook nu weer dat de laatste 20% procent van de beoogde digitale werkwijze en het (functioneel en technisch) ontwerp 80% van de tijd kost. Het autorisatieplan wordt nog eens doorgenomen, de koppelingen worden technisch doorgesproken en ondertussen wordt op locatie bij Wortell al de basis van Nebo geconfigureerd. Ook besteden we veel aandacht aan de schermen waar gebruikers straks mee te maken krijgen. Het moet makkelijker, overzichtelijker en persoonlijker worden. Volgende week maandag 22 september zal er verder op locatie bij IWI worden gebouwd. Dit vergroot de betrokkenheid, zichtbaarheid en bouwt de spanning naar acceptatietesten en uiteindelijk in productiename op. We gaan nu ook opnieuw de gebruikers meer en meer betrekken. Naast een technische implementatie komt het straks ook op "mentaal implementeren" aan. Een nieuwe manier van werken die als "een beetje vreemd, maar hopelijk wel lekker" wordt ervaren.

Nebo na de vakantie

In drie weken vakantie kan er een hoop gebeuren...

Waar we voor de vakantie met het Nebo team nog intensief aan de slag waren met het communiceren over Nebo binnen de organisatie en medewerkers ervan bewust te maken dat Nebo meer is dan "alleen maar" het vervangen van het huidige DIV systeem. Namelijk een nieuwe manier van (samen)werken en kennisdelen die zeker een positieve weerslag zal gaan hebben binnen de IWI organisatie. Staan we momenteel aan de vooravond van het daadwerkelijk "bouwen" van Nebo...

De afgelopen drie weken is er hard gewerkt om versie 0.9 van het functioneel ontwerp (FO) gereed te krijgen het technisch ontwerp (TO) in de steigers te zetten, en de ontwikkel/test omgeving "up and running" te krijgen. Het resultaat mag er dan ook zijn.

De vakantie periode is vooral gebruikt om het FO uit te werken. Hiervoor zijn verschillende sessies met mensen van Wortell en IWI gehouden. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een versie die op 5 augustus jl. besproken is met de opdrachtgever. En door deze op bijna alle punten is geaccordeerd. Inmiddels  is het FO, op het archiefproces na, gereed voor besluitvorming door de stuurgroep.

Ten aanzien van het archiefproces is besloten dit voorlopig aan te houden, omdat eerst nader onderzocht moet worden of het wenselijk is voor de verlangde functionaliteit het Sharepoint onderdeel “record center” in te zetten. Met deze oplossing is in de praktijk nog niet veel ervaring, maar zou de Nebo-oplossing in het licht van de Archiefwet en de eisen vanuit het nationaal Archief wel op een hoger niveau kunnen tillen.

Verder is gesproken met de interaction designer (http://www.unitid.nl) over de wijze waarop het voor gebruikers eenvoudig en aantrekkelijk gemaakt kan worden met Nebo om te gaan. Belangrijk is hierbij dat gekozen is voor een intuïtieve insteek die niet ver af staat van de manier van werken die de IWI medewerkers op dit moment gewend zijn. Sharepoint is natuurlijk een Microsoft product evenals Windows en Office waar inmiddels iedereen bij IWI aan gewoon is geraakt. Met de opbouw van de schermen in Nebo en de layout is rekening gehouden met het IWI intranet en de IWI huisstijl.

Onderstaand een afbeelding van het scherm wat de gebruiker bij aanloggen in Nebo ziet; 

 

In de basisopzet is gekozen voor een gepersonaliseerde startpagina per gebruiker.

Deze “eigen homepage” is opgebouwd als een soort dashboard waarop de gebruiker alle zaken waar hij/zij tijdens de werkdag beschikking over moet hebben om zijn werk zo efficiënt en prettig mogelijk te kunnen uitvoeren binnen handbereik heeft. Taken, projecten, dossiers, de afdelingsomgeving, persoonlijke links alles is met een muisklik te benaderen. Ook de integratie van Office, met name Outlook en de (word)sjablonen draagt hier een steentje aan bij.

Doordat er vanuit één centrale plaats gewerkt kan worden en de basisstructuur simpel en eenduidig is gehouden, geeft dit rust binnen de hectiek die het werken binnen een dynamische omgeving als IWI waar kennis delen en samenwerken binnen projecten de core business is, met zich meebrengt.

De interaction designer is er zeker in geslaagd om alle gevraagde componenen in één scherm bijeen te brengen zonder dat de rustgevende factor uit het oog verloren is. Wij zijn als Nebo team dan ook enorm blij met het resultaat dat de inzet van de interaction designer heeft opgeleverd. Wij denken in ieder geval dat het heel belangrijk is dat er bij het ontwikkelen van een oplossing die de hele organisatie raakt nagedacht moet worden over de beleving van de gebruikers. Alles staat of valt namelijk met de acceptatie van de mensen die met het systeem moeten werken. En een prettig ogend en werkende oplossing zal hier voor een groot deel aan bijdragen

.

Vrijwel alle IWI medewerkers en het management hebben inmiddels tijdens de PoC en demo sessies, kennis kunnen maken met het concept Nebo en de nieuwe manier van werken. De reacties zijn overwegend positief te noemen.

We hebben er als team dan ook alle vertrouwen in dat we een prima oplossing neerzetten dat precies doet wat we “beloofd” hebben en waar alle medewerkers binnen IWI meer dan tevreden mee zullen zijn.

Sharepoint en ODF

Binnen Sharepoint kan elk document geplaatst worden wat je maar wil. Standaard worden een aantal documenttypen geblokkeerd, maar nadat je die blokkade hebt opgeheven kunnen zelfs bijvoorbeeld exe bestanden binnen een Sharepoint omgeving opgeslagen worden.

Er is geen blokkade voor het zogenaamde OpenDocument Format (ODF). Het OpenDocument Format is een bestandsformaat / systeem voor documenten zoals Word Processor documenten, spreadsheets en ga zo maar door. Binnen Sharepoint kunnen ODF bestanden worden opgeslagen en direct (door erop te klikken)worden geopend mits je over een applicatie beschikt die het ODF formaat kan lezen.

Wel zijn er enkele beperkingen die je jezelf moet realiseren bij het gebruik van MOSS 2007 in combinatie met ODF:

1. Om ODF documenten te kunnen doorzoeken moet je gebruik maken van een zogenaamde iFilter. Deze moet eenmalig op de MOSS server geïnstalleerd worden.
2. Microsoft Word en Microsoft Excel documenten kunnen met ingebouwde viewers zonder dat je de applicaties hebt geïnstalleerd bekeken worden indien ze zijn opgeslagen in Sharepoint.
3. Er is geen standaard converter voor ODF documenten opgenomen. M.a.w. is het niet mogelijk om bijvoorbeeld ODF documenten automatisch naar HTML te laten converteren zoals dat wel mogelijk is met bijvoorbeeld Word documenten.
4. Het is niet standaard mogelijk ODF document als template voor een documentenbibliotheek te kiezen. Dit kan wel maar vereist de nodige aanpassingen.

Microsoft heeft een hele lange tijd het gebruik van het OpenDocument Format (ODF) bestreden. Hiervoor hebben zij meerdere redenen aangedragen. De meest belangrijke is altijd geweest dat het OpenDocument Format te weinig flexibiliteit heeft. Als alternatief heeft Microsoft het Office Open XML gestimuleerd. Microsoft heeft aangekondigd vanaf Service Pack 2 van Office 2007 de ODF standaard in te zullen bouwen. Voor hoeverre Sharepoint zal worden aangepast is nog onduidelijk.

Week 4: FO 0.9 af

Deze week is hard gewerkt aan het Functioneel Ontwerp. Dit nadert het niveau van af. Inmiddels zitten we op versie 0.9. Deze versie zal volgende week ook gepresenteerd worden aan iedereen die niet met vakantie is.

De initiële ideeën zijn doorgezet. Dit betekend dat intensief gewerkt wordt met verschillende management modulen die aan en uit gezet kunnen worden. Deze management modulen werken onafhankelijk van elkaar en voorzien de omgeving van specifieke functies.

Er is uitgezocht op welke wijze MOSS kan voldoen aan de door de Nederlandse overheid gestelde webrichtlijnen. Tevens is verder onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om Open Document Format documenten te kunnen opnemen en indexeren. In een andere post zal ik daar nog het een en ander over vertellen.

Inmiddels zijn de ontwikkelaars begonnen met de eerste voorbereidingen. Naast het inlezen in het FO zijn ter voorbereiding op het TO enkele voorbereidingen gedaan in de vorm van het uitzoeken hoe de meest complexe componenten binnen de omgeving uitgevoerd kunnen worden. Hier zullen we in een later stadium verder over berichtten.

Voor diegenen die op vakantie zijn: Geniet er nog even van deze en (voor sommigen) volgende week!

Week 3: FO bijna klaar en vakantietijd

De vakantietijd is hier nu ook aangebroken. Nog geen 3 weken in het project en de helft van het projectteam is afwezig. Inmiddels zijn alle interviews uitgevoerd en workshops gehouden. FO versie 0.5 is klaar. Deze week zal gewerkt worden aan FO versie 0.9 op basis waarvan beslissingen gemaakt kunnen gaan worden en een start gemaakt kan worden met het technisch ontwerp.

Een eerste analyse leert dat het grootste gedeelte van de omgeving opgebouwd kan worden met standaard MOSS componenten. Met andere woorden behoudens een stuk configuratie zijn geen aanpassingen nodig. Voor enkele specifieke functies wordt voorzien in nieuwe functies. Deze nieuwe functies noemen we management packs zodat deze los ingezet kunnen worden. Voorbeelden van deze management packs zijn componenten waarmee gemakkelijk beheer op metadata gedaan kan worden en documenten naar de juiste omgevingen geplaatst kunnen worden.

Er zal ook een nieuw onderdeel komen voor het gemakkelijk zoeken (en vinden) van bestanden. Dit noemen we voorlopig de browser. In wezen is de browser niets meer dan een heel gemakkelijke manier om heel snel bestanden te kunnen zoeken, metdata toe te wijzen en ga zo maar door.

Op technisch gebied zijn de voorbereidingen getroffen om de OTA omgeving neer te kunnen zetten. Windows Server en SQL Server is geinstalleerd. Aanstaande woensdag zal Sharepoint met aanvullende componenten geinstalleerd worden.

Projectsite: Samenwerking

"Practice what you preace"

Vanaf deze week is onze WSS team site live. De teamsite zal gebruikt worden om bestanden te delen, rapportages bij te houden, actiepunten te distribueren en ga zo maar door. Eigenlijk alles wat ook zometeen moet gebeuren binnen Nebo.