SharePoint DMS

Nieuwe weblog Danny Burlage

Danny Burlage onderhoud sinds kort een nieuw weblog onder over Microsoft BPOS. Dit is de nieuwe online dienst van Microsoft waarin SharePoint Online, Exchange Online, OCS Online en Live Meeting is opgenomen.

NEN 2082

Om aan Record Management te voldoen heeft Microsoft natuurlijk het DoD 5015.2 Record Management Pack gemaakt. Inmiddels is er ook een nieuwe Nederlandse Norm, de NEN 2082 norm. De Norm heeft als doel een minimale verzameling te bieden aan functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement aan programmatuur, die organisaties kunnen gebruiken voor aanbesteding van bouw, aanschaf of vervanging van applicaties. Daarnaast zal de norm als basis gebruikt worden voor het auditen en certificeren van programmatuur.

Inmiddels heeft Microsoft aangekondigd met MOSS 2007 daaraan te gaan voldoen. In de komende weken zullen wij de analyse doen op functiepunt niveau.

Document Management & MOSS Server Sizing

Regelmatig krijgen we de vraag hoeveel documenten nu in SharePoint 2007 kunnen worden opgeslagen. Met name bij grotere Document Management / Content Management oplossingen komt dit natuurlijk ter sprake. Microsoft heeft hiervoor een heel mooi staatje gemaakt.

Site object	Guidelines for acceptable performance	Notes	Scope of impact when performance degrades
Site collection	50,000 per content database	Total farm throughput degrades as the number of site collections increases.	Farm
Site collection	150,000 per Web application	This limit is theoretical, and is dependent largely upon: Performance of the database server on which the configuration database resides. Performance of the Web servers in the farm. Network bandwidth between the Web servers and the database server. This is not a hard limit, and assumes a single database server. Your environment may not be able to host this many site collections per Web application. Distributing content databases across additional database servers can increase the effective limit of the number of site collections per Web application. You should perform testing to determine the actual effective limit in your environment.	Farm
Top level site	125 per Site Collection	Het aantal sites dat op het hoogste niveau kan worden aangemaakt (dus direct onder een site). Deze regel is extra toegevoegd en staat niet in het overzicht van Microsoft.	Site collection
Web site	250,000 per site collection	You can create a very large total number of Web sites by nesting the subsites. For example, 100 sites, each with 1000 subsites, is 100,000 Web sites. The maximum recommended number of sites and subsites is 125 sites with 2,000 subsites each, for a total of 250,000 sites.	Site collection
Subsite	2,000 per Web site	The interface for enumerating subsites of a given Web site does not perform well as the number of subsites surpasses 2,000.	Site view
Document	5 million per library	You can create very large document libraries by nesting folders, using standard views and site hierarchy. This value may vary depending on how documents and folders are organized, and by the type and size of documents stored.	Library
Item	2,000 per view	Testing indicates a reduction in performance beyond two thousand items. Using indexing on a flat folder view can improve performance.	List view
Document file size	50MB (2GB max*)	File save performance is proportional to the size of the file. The default maximum is 50 MB. This maximum is enforced by the system, but you can change it to any value up to 2 GB.	Library, file save performance
List	2,000 per Web site	Testing indicates a reduction in list view performance beyond two thousand entries. For more information about large lists, see White paper: Working with large lists in Office SharePoint Server 2007.	List view
Field type	256 per list	This is not a hard limit, but you might experience list view performance degradation as the number of field types in a list increases.	List view
Column	2,000 per document library 4,096 per list	This is not a hard limit, but you might experience library and list view performance degradation as the number of columns in a document library or list increases.	Library and list view
Web Part	50 per page	This figure is an estimate based on simple Web Parts. The complexity of the Web Parts dictates how many Web Parts can be used on a page before performance is affected.	Page
Managed path	20 per Web application	20 managed paths is a soft limit. Managed paths are cached on the Web server, and CPU resources are used to process incoming requests against the managed path list. You should test for performance before exceeding 20 managed paths in a single Web application.	Web application

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx

Documenten scannen en naar MOSS verplaatsen

Een onderdeel van Nebo is het verwerken van papieren informatiestromen. De meeste scanners hebben de mogelijkheid om documenten te scannen en om te zetten in PDF of TIFF. Het daadwerkelijke OCR proces (ofwel verwerken van een plaatje naar leesbare of herkenbare tekst) is echter compleet wat anders. Daarnaast dient het document natuurlijk nog gemetadateerd te worden en naar Sharepoint verplaatst te worden.

Voor Nebo is en scanner aanwezig. Het proces na het scannen van een document dient echter volledig vormgegeven te worden.

Na online vergelijkend warenonderzoek gedaan te hebben is gekozen voor Orion ScanIT Sharepoint. Dit is een product bedoeld voor lage scanvolumes, waarbij een document wordt gescanned en direct wordt verwerk. Nadat een document gescanned is, wordt het direct naar Sharepoint verplaatst. Met Orion ScanIT wordt niet op inhoud gecontroleerd. Iemand zal dus handmatig moeten controleren of de documenten bijvoorbeeld juist verwerkt zijn. De kosten van deze oplossing zijn 3.100 tot 7.000 euro (afhankelijk van de scanner).

Een extra uitbreiding kan verkregen worden in de vorm van het product Xerver. Dit product is ook van MagSoft en kan als extra module worden aangeschaft. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan grote volumes brieven, waarbij automatisch gecontroleerd moet worden of het OCR proces ook daadwerkelijk goed is verlopen. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of in de postcode 2812 XP de 8 niet per ongeluk is omgezet naar een B. De prijzen van deze oplossing zijn echter ook een stuk meer: http://www.magsoft.nl/producten/orion/xerver/prijzen.htm

Indien je beschikt over een scanner die direct scans omzet naar readable PDF bestaat er echter ook nog een andere mogelijkheid. In een dergelijk geval kun je 2 scenario's volgen:

• Je laat de gescande (en geOCRde) documenten mailen naar een Sharepoint Document Library
• Je koppelt een document library aan het filesystem of schrijft er rechtstreeks documenten naar weg als ware het een fileshare.

In dit geval (de scanner OCRed niet) gaan deze twee scenario's hoe dan ook niet op.

Het lage aantal te verwerken papieren documenten die op dit moment binnen Nebo verwerkt worden, leidt ertoe dat wij ervoor kiezen Orion ScanIT in te zetten en Xerver niet te gebruiken.

De oplossing van MagSoft is overigens niet de enige onderzochte oplossing. Ook is gekeken naar SearchExpress (http://www.searchexpress.com/sharepoint.htm) en Scanning Enabler (http://www.darkblueduck.com/products/ScanningEnablerWSS.aspx). Uiteindelijk zijn deze om verschillende redenen afgevallen.

SharePoint Record Management Demo

Wil je een korte demo hebben van wat Record Management in MOSS nu precies is en kan, bekijk dan even de volgende demo: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=8e1a07e8-f56f-4b55-aa25-9642d305257e&DisplayLang=en De demo is alleen in het Engels beschikbaar, moet geïnstalleerd worden en geeft slechts een beperkt beeld. Hij is toch leuk voor iedereen die een algemeen beeld wil krijgen van Record Management en SharePoint.

Welkom bij het SharePoint DMS blog

Welkom bij dit weblog over SharePoint als Document Management System. Om preciezer te zijn Sharepoint 2007 zoals ingezet voor het project Nebo van de Inspectie Werk en Inkomen (IWI).

IWI

De Inspectie Werk en Inkomen houdt onafhankelijk toezicht op de uitvoering van het beleid op het terrein werk en inkomen. Dit beleid is gericht op re-integratie en arbeidsbemiddeling voor wie geacht wordt te werken en op inkomensbescherming voor wie dat vanwege leeftijd, arbeidsongeschiktheid of anderszins toekomt.

Voor re-integratie, arbeidsbemiddeling en inkomensbescherming worden publieke gelden ingezet. De inspectie beoordeelt of deze publieke gelden in overeenstemming met de wet, juist én gericht worden besteed en in hoeverre daarmee publieke doelen worden gerealiseerd of bevorderd.

De inspectie houdt toezicht op de uitvoeringsorganisaties die de sociale verzekeringswetten uitvoeren en op de gemeenten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van wetgeving op het terrein van de sociale voorzieningen. Met haar toezicht draagt IWI bij aan een goed functionerend stelsel waarin belastingen en premies rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden besteed.

Hieronder ga ik kort in op Nebo en Sharepoint 2007 als document management systeem.

Maar eerst even wat zaken over dit weblog. Op dit weblog zullen alle 7 projectleden van Nebo publiceren. De ene persoon zal meer over het project Nebo publiceren, de andere meer over Sharepoint. Wil je meer weten over het projectteam kijk dan even hier.

Nebo

Nebo is een document management inrichting van Sharepoint 2007. In tegenstelling tot ‘normale’ document management systemen wordt daarbij sterk projectmatig gewerkt. De documenten in het DMS worden allemaal gemetadateerd en voorzien van de nodige regels en policies waardoor bijvoorbeeld bewaartermijnen vanuit de archiefwet van toepassing zijn. In een volgende post zullen we meer over de opzet van Nebo vertelen.

Sharepoint 2007 als DMS

Heel snel en simpel uitleggen wat Sharepoint is doe je niet zomaar. Kort gezegd is het een content management systeem van Microsoft dat ingaat op een zestal verschillende aandachtsgebieden: Samenwerking, Portals, Zoeken, Enterprise Content Management (waaronder Document Management), Workflow en formulier en als laatste Business Intelligence.

Sharepoint is een volwaardige Enterprise Content Management oplossing. Natuurlijk wordt dit door sommigen bestreden en anderen juist weer toegejuichd. Dat ik deze stelling neem heeft een aantal redenen. Ten eerste heeft Microsoft voor Sharepoint de DoD 5015.2 add-on gemaakt (http://blogs.microsoft.nl/bartwe/archive/2008/02/09/announcing-the-dod-5015-2-resource-kit-for-sharepoint-server-2007.aspx). Daarmee zijn verschillende problemen opgelost die ervoor zorgden dat Sharepoint geen volwaardige DMS oplossing was. Daarnaast heeft Sharepoint 2007 alle basiscomponenten die een volwaardige DMS compleet maken. Daar waar Sharepoint, MOSS om preziecer te zijn, specifieke functies ontbeert zijn die echter redelijk gemakkelijk bij te bouwen. De meest belangrijke componenten die Sharepoint tot een volwaardige DMS maken zijn:

Metadata: Het toevoegen van metadata aan documenten is iets waar Sharepoint 2007 bijzonder sterk in is. Metadata kan op het hoogste niveau bepaald worden, gemakkelijke programmatisch worden aangepast, danwel is het gemakkelijk mogelijk metadata uit andere systemen te extraheren.

Integration: Integrate met derden systemen is iets dat gemakkelijk te realiseren is. In eerste instantie hebben 9 van de 10 zichzelf respecterende software leveranciers webparts voor MOSS gemaakt, daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de Business Data Catalogue waarmee elk systeem dat het toestaat gegevens te onsluiten door MOSS geindexeerd / doorzocht kan worden.

Capture: Op het gebied van het scannen en vervolgens OCR-en van documenten laat Sharepoint duidelijk steekjes vallen. Dat het scannen van documenten niet zomaar kan is natuurlijk logisch. Sharepoint is een softwarepakket, geen scanner. Het OCR-en van gescande TIFF of PDF documenten is echter ook niet mogelijk. Wel zijn er verschillende leveranciers van scan software en scan apparatuur die al dan niet speciaal voor Sharepoint oplossingen hebben gemaakt die het scannen en opnemen van gescande documenten mogelijk maken.

Indexing: Een hele sterke toepassing van Sharepoint is de mogelijkheid om documenten op full text te indexeren. Vervolgens is het mogelijk de documenten in MOSS te voorzien van de nodige metadata en dit full text te doorzoeken.

Storage: Sharepoint 2007 werkt met SQL Server 2005 of SQL Server 2008. Naast het gebruik van de Standard of Enterprise Edities is het tevens mogelijk met de gratis versies te werken. Dit is echter niet aan te raden door het grote aantal beperkingen.

Search: Het aantal zoekopties is in Sharepoint 2007 sterk verbeterd ten opzichte van oudere versies. Met Service Pack 1 van Sharepoint zijn deze mogelijkheden sterk uitgebreid. Er zijn echter enkele beperkingen zoals het gebruiken van Booleans in search.

Security: Voor beveiliging kan met Active Directory permissions gewerkt worden. Beveiliging kan worden ingesteld op Site Collectie, Site, Document Library en item level niveau. Met behulp van .NET toepassingen kunnen geintegreerde handelingen worden uitgevoerd ten aanzien van beveilging.

Workflow: Sharepoint kent standaard een aantal verschillende workflows. Daarnaast zijn er een groot aantal opties die op een Macro achtige manier kunnen worde toegevoegd. Hierme is het relatief eenvoudig om zelf Workflows te ontwerpen voor Sharepoint. De mogelijkheden zijn echter ongelimiteerd indien gebruik gemaakt wordt van .NET voor het ontwerpen van workflows.

Collaboration: De mogelijkheid om samenwerken te ondersteunen is één van de meest sterke componenten van Sharepoint. Op verschillende fronten wordt een groot aantal verschillende mogelijkheden ondersteund.

Versioning: Het versiebeheer op documenten in Sharepoint is een standaard toepassing. Ondanks dat er een aantal zeer krachtige mogelijkheden standaard worden geboden ontbreken tevens enkele diepere opties. Daarbij kan gedacht worden aan het instellen van versielimieten op documentgrootte, limiteren van subversies etc.

(basislijst van het Sharepoint Use Cases blog http://www.sharepointblogs.com/usecases/archive/2007/10/09/how-good-is-sharepoint-as-document-management-system.aspx , ook al ben ik het niet helemaal eens met de interpretatie).