Inmiddels hebben we in het Nebo project een "nieuwe uitdaging" en wel het inrichten van het RM deel van de applicatie op een dusdanige manier dat op termijn substitutie mogelijk is. Dit is nog niet zo eenvoudig. Hieronder een opsomming van zaken die met dit onderwerp te maken hebben, waarmee het pad naar substitutie op een zeker moment gelopen moet gaan worden;
Om voor substitutie in aanmerking te komen moet worden voldaan aan de beleidsregel (incl. bijlage) Download beleidsregel_substitutie_ocw_bijlage.tif van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452(8218) inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de archiefwet 1995 ten behoeve van routinematige digitalisering van archiefbescheiden (beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden). Substitutie gaat in eerste instantie (wanneer de wet- en regelgeving erop wordt nageslagen) over het digitaliseren van de fysieke poststroom en de opslag daarvan, maar gaat niet over de opslag van overige (al digitale) documenten.
Het Nationaal Archief toetst substitutie onder aansturing van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.
Wettelijke eisen aan digitalisering
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid tussen papieren of digitale archiefbescheiden. Archiefbescheiden moeten in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, tot het moment dat zij op grond van een vastgestelde selectielijst vernietigd kunnen worden. Dat geldt dus ook voor digitale archiefbescheiden. Als digitale archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, dan gelden er extra regels;
De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden bevat - naast algemene regels - speciale eisen voor het beheer van digitale bestanden.
De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt ook eisen aan de 'dragers' en aan de verpakking.
Welke versies worden als record gedeclareerd?
In de wetgeving zien we daar niets van terug.
Een bevraagde DIV deskundige van SZW wist te vertellen dat de Erfgoedinspectie voorstander is van het bewaren van alle versies. Gedacht wordt dat het een verantwoordelijkheid moet zijn van de steller van de stukken: welke versies zijn belangrijk genoeg voor de reconstructie?
Zelf denken wij dat dit erg subjectief is. Als we binnen IWI ervoor kunnen zorgen dat "majorversies" bewaard blijven, doen we het ons inziens goed.
Documentair structuurplan
De ‘regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden’ geeft in artikel 3 aan dat de zorgdrager er voor zorgt dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming daarvoor geldende documentair structuurplan.
De definitie uit de regeling luidt als volgt:
Artikel 1 lid g:
Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.
Documentair structuurplan IWI
In het DSP IWI is nadrukkelijk gesteld dat het fysiek archief leidend is v.w.b. de Archiefwetgeving. In het DSP is dan ook geen rekening gehouden met substitutie (op termijn). Het DSP (incl. de classificaties (B/V + termijnen) voldoet aan de definitie hierboven. Het DSP IWI is echter meer en bedoeld als een soort handboek en gaat ook in op verantwoordelijkheden en taken en uitvoeringsaspecten als werkinstructies etc.
Het DSP van IWI zal n.a.v. van bovenstaande dan ook herzien moeten worden om aan de gestelde eisen te kunnen voldoen.
Al met al dus best nog wel een lastige klus om na te gaan aan welke regels er voldaan moet worden wanneer het gaat om een digitale archiefvoering als je voor substitutie in aanmerking wil komen. Door navraag te doen bij diverse deskundigen, wetteksten erop na te slaan en aansluiting te zoeken bij het Nationaal archief proberen wij de eisen die gesteld worden aan een gesubstitueerd digitaal archief helder te krijgen om op die manier onze RM oplossing erop te kunnen laten aansluiten.
Inmiddels hebben we wel besloten dat we op basis van de kennis die we op dit moment hebben van substitutie en de beschikbare wet- en regelgeving die daaraan ten grondslag ligt, ervoor te kiezen het Record Center van Sharepoint in te zetten als basis voor de archiefinrichting waar in een later stadium substitutie op aangevraagd zal gaan worden. Wij menen hiermee de basis voor een toekomstvaste oplossing te leggen wanneer het gaat om het voeren van een digitaal archief wat het fysieke archief op termijn blijvend kan vervangen cq opheffen.
